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公文的结构
2012-03-28 10:28  

公文体式的结构包括:发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。

(1)文头部分

1)发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头,用套红大字居中印在公文首页上部,以示庄重。

2)发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发[199×]×号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方,下边用一红线与正文区分,有的线中带有五星。

3)秘密等级。公文内容涉及国家机密的,应根据机密程度,在公文头的左角或右角,也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。

4)紧急程度。公文内容紧急,在时间上要求紧急递送的,应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。

5)签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标明签发人姓名。

(2)行文部分

1)标题。根据字数可占几行,要排列正中,位于发文字号下方,字体比文件头的字体小些,比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。

2)主送机关。是公文的致发对象,应标注在标题之下,正文之上靠左,并顶格书写,其后用冒号。标注主送机关,要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称,其名称之前不能标出“主送”字样。

3)正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小,字距行距要清晰。要求一文一事,文字准确、简炼、逻辑清楚,标点正确。

4)附件。是附属于公文正文之后的文字材料,是公文的重要组成部分。如有附件,应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(3)文尾部分

1)印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证,除会议纪要和有特定版头的普发性公文外,都应当加盖发文机关印章。

2)成文时间。是公文生效的日期。成文日期应标注在公文“落款”即发文机关署名的下面,如无落款,可直接写在正文右下方,必须以汉字标注。

3)附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。标注在公文生效标识域以下,主题词检索标识域以上。

4)主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。主题词必须准确、有惯次性,不能与标题混为一谈。它的位置在文件尾部横线之上,即抄送机关之上,由左向右排列,词与词之间要空一格,不能用标点符号。

5)抄报抄送机关。抄报抄送机关是受文的机关单位。标注在文件尾部的横线之下,分列两段,抄报机关在上,名称要使用全称或规范性简称。

6)印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报抄送栏之下设印发机关栏,要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。这里的印发时间与成文时间不一样,应晚于成文时间。

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