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公文的格式
2012-03-28 10:27  

一、发文机关

发文机关应当写全称或者规范化简称。如:“中共中央办公厅”“中共山东省委”等。

二、秘密等级

秘密公文应当分别标明“绝密、机密、秘密”。其秘密等级的书写位置一般在正文的左上角。但是,并不是所有公文都要划分等级。

三、紧急程度

紧急文件应当分别标明“特急”“急件”,紧急电报应当分别标明“特急”“加急”“平急”,其书写位置与密级相同。如果一份公文须同时注明紧急程度和秘密等级,一般将紧急程度写在秘密程度等级的下面。

四、发文字号

公文的发文字号,是为了便于登记、分类、保管和查询。发文字号由机关代字、年份、序号三要素组成。例合,“国发[1994]3号”,其顺序不能颠倒。年份必须用方括号括起来,不能略写。如果是联合行文,只标明主办机关发文字号。机关代字的确定,要科学、清楚、易解,并且不要与其他机关发生混淆,一般均由领导部门统一规定。党政机关的代字多为“人发”“人政发”;职能部门的代字常为“**字”。

五、签发人

签发人在下行文和平行文的文面上般看不到。上报的公文,应当在首页注明签发人的姓名。如:上行文的报告、请示就应在发文字号的右边,由主管领导签署姓名,以示对文件的负责和批准。其书写位置与发文字号在同一水平线。

六、标题

标题是公文的眉目,位于公文正文上方的最醒目处。其作用是通过标题可以概括地了解公文的性质、要求和公文内容所反映的主要问题,便于进行文书处理。完整的标题应由发文机关、事由和文种三部分组成。例如——《国务院关于加强国家档案工作的决定》,这是国务院这一国家最高行政机关发文的文件标题。

发文机关——“国务院”,应写在标题的最前面。

事由——“加强国家档案工作”,是文件内容反映的中心问题,应写在标题的中间部分。事由部分,通常是由介词“关于”和一个高度概括公文内容的词组共同组成介词结构来表示的。它们在标题的语言结构中,充当文种的定语。

文种——“决定”,应写在标题的最后部分,在事由和文种之间加个“的”字。文种是根据行文目的、行文关系和内容性质的需要而决定的,必须准确使用,不得随便混淆使用。除发布或批转法规性公文外,标题一般都不用标点符号。

七、主送机关

主送机关是指公文的主要受文机关,即要求其主办、答复或知晓文中事项的单位。

格式样例:

联合行文文头-1:

编号:

绝 密

北 京 市 人 民 政 府 (报告)

中华人民共和国外交部

京政文[19××]××号

签发人:×××

签发人:×××

关于××××××××的报告

国务院:×××××××××××××××××××××××××××

附件:×××××××××××

(北京市人民政府印章) (外 交 部 印 章)

19××年×月×日

主题词:×× ×××

北京市人民政府办公厅^××××年×月×日印

共印××份

联合行文文头-2:

北京市人民政府办公厅文件

京政办发[19××]×××号

北京市人民政府办公厅

中共北京市委宣传部

首都绿化委员会办公室

北 京 市总 工 会

共青团北京市委员会

北京市妇女联合会

关于×××××××的通知

各区委、县委,各区、县人民政府,市委、市政府各部、委、办、局,各总公司,各高等院校,各人民团体:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(北京市人民政府办公厅印章)(中共北京市委宣传部印章)

(首都绿化委员会办公室印章) (北京市总工会印章)

(共青团北京市委员会印章) (北京市妇女联合会印章)

19××年×月×日

主题词:×× ×× ××

抄送:××××××××××××××××××××××××××××××

北京市人民政府办公厅 19××年×月×日印发

共印××份

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